タイムボクシングとはカレンダーによるプロジェクト管理のことです。

タイムボクシングは「DEEP WORK 大事なことに集中する」で有名なカル・ニューポート氏も推奨している方法です。

カル・ニューポート氏はタイムボクシングを利用すると週40時間の労働で週60時間以上の労働効果が得られるとまで言っています。

実際、タイムボクシングを活用すると仕事の生産性が大幅にアップすることが複数の研究から分かっています。

特に100の生産性ハックによると、タイムボクシングは数ある仕事の生産性を上げる方法の中で最も効果が高いと結論づけられていました。

なので、とりあえずタイムボクシングで自分のやるべきことやタイムスケジュールを管理するようにしてみましょう。

今までの自分とは異なり、生産性が高まった事を実感する事でしょう。

タイムボクシングのメリット

タイムボクシングのメリット

では次にタイムボクシングの具体的なメリットについて説明していきます。

タイムボクシングのメリットは3つあります。

タイムボクシングのメリット
1:シャローワークが減る
2:時間管理が上手くなる
3:完璧主義を克服できる

それでは1つずつ解説していきます。

シャローワークが減る

シャローワークとは集中力が低く注意散漫な状態で行っても大丈夫な、特に深く考えることなく誰にでもできるような仕事のことです。

例えば、事務処理やメールの返信などがシャローワークに該当します。

シャローワークは具体的に時間を割り当てないとひたすら作業時間が伸びていきがちです。

なにもしないと永遠と時間を浪費することになるので注意が必要です。

タイムボクシングを活用することでシャローワークに使う時間を強制的に制限することが出来ます。

そして、シャローワークが減ることで、長期的な目標を達成するためには重要ではないが緊急性が高くて忙しい仕事(ディープワーク)に割り当てれる時間が増えるのです。

時間管理がうまくなる

人間の脳は自分の能力を過剰評価しすぎる傾向にあるので、時間の見積もりが甘くなりがちです。

例えば、期限決まっている宿題や仕事をギリギリまでやらない人は典型ですね。

自分の能力を過剰評価しているので、これだけの時間があれば足りるだろうと思って放置するのですが、結局期限までに終わらなくて困っているという現象はまさにこれです。

しかし、タイムボクシングを活用することで やらないといけない事が可視化できますので、時間の見積もりについて正しい判断を行いやすくなります。

すなわち、時間の管理がうまくなるのです。

完璧主義が克服される

タイムボクシングを実践する最大のメリットは完璧主義ではなくなるということでしょう。

どうしても大きな仕事をしようとすると、タスクも大きくなりがちです。

まして、終わりがない作品などを作ろうとすると、もっと良いものにできないだろうかなどと考えてしまいがちです。

結果として、何もせずに1時間経過してしまったというのはよくある話でしょう。

しかし、タイムボクシングを実践すると、タイムリミットはどんどん迫ってきますので、「とにかく始める!出来ることからとにかく始めてみよう」という気持ちにさせやすいのです。

タイムボクシングの具体的なやり方

タイムボクシングの具体的なやり方

リストの作成

まずは1週間でやらなければならないことのリストを作成します。

例えば、仕事・家族・運動・食事・趣味など、すべての項目を書き出してください。

私の場合は、読書や筋トレといった項目をリストアップしています。

優先順位を決める

やるべきことをリストアップしたら、最優先でやらなければいけない作業をチェックしていきます。

最優先タスクは1日に2、3件が目安です。

ちなみに私の場合、「ブログの執筆」「YouTube撮影」「読書」が1日の三大タスクになります。

余談ですが、最優先タスクが4つ以上にを超えると、スケジューリングが破綻していきます。

また、タスクを達成できないことが増えるにつれて、ストレスが溜まっていくのでお気をつけください。

時間をブロック化する

次にカレンダーに「1日にどのくらいの時間があるか?」「タスクを完了させるためにどのくらいの時間を確保したいか?」を入力していきます。

最初は予定どおりにタスクが進まないので、あくまでざっくりとした基準だと思って計画してください。

とはいえ、慣れないうちはどうしたら良いのか悩むと思いますので、具体例を紹介しておきます。

サンプル例を元にご自身でカスタマイズしていただければと思います。

7:30~8:00 朝のルーチン

8:00~10:30分 優先プロジェクト1

10:30~11:00 休憩

11:00~12:30  優先プロジェクト1

12:30~13:00 昼食

13:00~15:30  優先プロジェクト2

15:30~16:30 休憩/優先プロジェクトが完了しなかったら、予定を組み替えるか、明日に修正する

16:30~18:00 夕食/運動

18:00~19:00 優先プロジェクト3

19:00~21:00 フリータイム/メール対応・ソーシャルメディアのチェックなど

21:00~22:00 夜のルーチン

人によっては、1週間ごとに仕事内容が変わる人もいるので、あくまで参考にしていただければと思います。

決めたとおりにやる

決めたとおりにやる

優先順位を決めたら、あとは予定した時間に作業を淡々と行うのみです。

人によっては「その場で自由にやることを決めた方がやる気が出るんですけど」と言う人もいますが、実際にはきちんと時間を決めて作業した方が生産性は確実に上がります。

なぜなら、「自由」というのは「何をしていいかわからない」のと一緒なので、無駄に脳を消費してしまうんですよ。

例えば、「今日は休みだから自由に過ごそう」と思っていたら、結局何もやる気が起きずに1日中ダラダラ過ごしてしまうというのは、まさにそのパターンです。

「自由」が故に面倒という状況に陥り、脳が脅えてモチベーションを下げちゃうせいで起きる現象だったりします。

また、遡って考えると、昔の狩猟民族もルーティン化しており、いつも同じ時間に起きて狩りに出かけ、いつも同じ時間に食事をしていたと考えられています。

つまり、私達はルーティン化した生活をする方が基本的にはモチベーションが上がりやすい仕組みになっていると考えられるのです。

週単位でブロック化しよう

週単位でブロック化しよう

通常のToDoリストの場合、ルールなどがないため、かえって脳がパニックになる可能性が高いです。

ToDoリストを利用すると時間の使い方がマルチタスクになりやすいため、タスクを切り替えようとすると脳のエネルギーが浪費されるため、生産性が下がることになります。

実際、データを見る限り、ToDoリストの41%は未完了になっているということが判明しています。

従って、シンプルタスクを意識するためにも、週単位で優先プロジェクトを決めることがおすすめです。

※参照URL

https://app.idonethis.com/docs/The-Busy-Persons-Guide-to-the-Done-List.pdf

まとめ

まとめ

以上がタイムボクシングのやり方となります。

最後にまとめておきます。

①リストの作成

・1週間のリストを作成

・全リストをアップ

②優先順位を決める

・最優先タスクは1日に2~3件

・最優先タスクが3つを超えるとスケジューリングが破綻

・ストレスがたまる

③時間をブロック化

・タスクに費やす時間を確認

④ひたすら決めたとおりにやる

・時間を決めた方が生産性は上がる

・自由は何をしていいかわからないのと一緒